Désignant le processus permettant la dématérialisation des transactions commerciales entre une entreprise et ses fournisseurs, l’e-procurement est adopté par un nombre toujours croissant de sociétés.
Pourquoi ? Comment ? Détaillons un peu tout cela.
Comment fonctionne l’e-procurement ?
L’e-procurement, aussi appelé approvisionnement en ligne, est la centralisation de la gestion des approvisionnements via une plateforme en ligne. Cela ne concerne par conséquent uniquement les achats d’une entreprise avec ses fournisseurs (achats B2B).
C’est donc une solution logicielle qui permet d’automatiser les processus d’achat et, par là même, de les simplifier et les optimiser.
Ainsi, lors d’un besoin en approvisionnement, le service achat va tout d’abord sélectionner les produits ou services dont l’entreprise à besoin sur les sites B2B ou catalogues fournisseurs, la commande est ensuite directement reçue par le ou les partenaires choisis qui, après enregistrement de cette commande, renvoient une facture électronique au format PDF au service comptabilité qui n’a plus qu’à la régler.
Bien que fonctionnant sur le principe de l’e-commerce, l’e-procurement s’en distingue par des fonctionnalités supplémentaires qui permettent d’intégrer des workflows d’achat et de validation ce qui facilite grandement le processus.
Pourquoi intégrer l’e-procurement en entreprise ?
L’e-procurement présente plusieurs avantages non négligeables, tant pour l’entreprise que pour les fournisseurs et donc, en conséquence, également pour les bonnes relations entre ces différents acteurs.
Pour l’entreprise, l’e-procurement va apporter :
– Une optimisation du sourcing par l’accès simplifié aux offres fournisseurs via les catalogues en ligne. En effet, les catalogues en ligne permettent d’accéder directement à une sélection de produits ou services ce qui facilite la comparaison des offres entre les différents fournisseurs ;
– La possibilité d’automatisation du processus d’achat comme, par exemple, dans le cas d’une gestion de stock en flux tendu ce qui permettra d’éviter une rupture de stock ;
– Un gain de temps en éliminant la gestion des papiers administratifs et les délais d’envoi et de réception des commandes et factures puisque cela se passe instantanément contrairement à la voie postale ;
– Des avantages financiers de par la dématérialisation puisque, outre le fait qu’il n’y a plus de papiers, cela inclut également la suppression du poste de print manager, moins d’espace nécessaire pour la gestion des papiers et dossiers et la suppression du budget d’envoi de courrier ;
– La réduction du taux d’erreurs de moitié par l’automatisation des actes et une meilleure transparence.
Et pour les fournisseurs, la gestion des factures est simplifiée ainsi que la collaboration entre eux et leurs entreprises clientes.
