La performance d’une entreprise dépend en grande partie de l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats (contract lifecycle management – CLM). Cet outil permet d’optimiser la rentabilité en augmentant le chiffre d’affaires annuel d’environ 9%. Il facilite et mécanise également l’établissement d’un contrat, sa négociation, son déploiement et son stockage. Pour qu’une entreprise puisse disposer de la solution la plus adaptée à ses besoins, il est essentiel de bien cerner les fonctionnalités de ce type d’outil. Voici les paramètres à considérer.
Un workflow souple et configurable
Une entreprise peut diminuer les erreurs et gagner du temps sur les tâches manuelles en standardisant la conception et la révision des contrats en workflows souples et configurables. Opter pour une solution CLM entreprise dotée d’une fonction qui permet d’utiliser les modèles de contrats pré-approuvés diminue aussi les risques de confusion et d’erreurs humaines.
Il faut savoir qu’un workflow contractuel intégral et souple doit contenir une bibliothèque de clauses juridiques contenant un langage juridique pré-approuvé. Pendant la négociation, les utilisateurs CLM ont la possibilité de rechercher et d’inclure des conditions alternatives dans les parties de négociation courantes. Grâce à l’utilisation de la bibliothèque de clauses, les utilisateurs pourront optimiser leur temps tout en garantissant la conformité.
Un référentiel central de contrats doté d’une fonctionnalité de recherche
Les systèmes de gestion de contrats permettent de concevoir une base qui simplifie la recherche d’un contrat en particulier. Ainsi, le CLM ne doit pas seulement être un outil de stockage et de recherche par métadonnées (balises, date de signature, type de contrat, génération, etc.). Grâce à son utilisation, il devient plus facile et plus rapide de rechercher un contrat.
Une grande capacité d’intégration aux systèmes existants
La valeur réelle d’un système de gestion de contrat se reflète par la facilité de l’organisation à s’intégrer au reste des applications et des services existants. À noter que le processus contractuel constitue seulement une étape dans un processus opérationnel plus grand.
Un système de gestion de contrats intégré permet également de mettre en place une connectivité adaptée à la taille de l’entreprise.
Si la CLM est par exemple incluse au système CRM d’une organisation, les équipes juridiques peuvent réviser les contrats par le biais du système CLM, et ce sans déployer le CRM.
Quelques exemples d’applications adaptées aux besoins de gestion des contrats d’une organisation
Pour faire le bon choix, il faut tenir compte des flux de travail internes et opter pour l’outil qui s’assimilera facilement au système de l’entreprise. Un logiciel moins technique et plus intuitif sera adapté aux utilisateurs qui ne s’y connaissent pas trop en technologie. Pour une organisation en plein développement qui fait face à des problèmes de sécurité ou assujettie aux réglementations comme HIPAA ou SOC 2, l’idéal est de se tourner vers un logiciel qui automatise ces processus afin d’en assurer la conformité.
